Es ist nicht immer möglich, alle Mitarbeiter zu halten, manchmal passt es einfach nicht mehr. Immer jedoch sollte man versuchen, im Guten auseinander zu gehen und idealerweise kennt man die Gründe, warum MitarbeiterInnen das Unternehmen verlassen. Mit diesem Wissen kann man in Zukunft weiterer Fluktuation entgegenwirken. Exit-Gespräche sind hierzu ein sehr gutes Mittel!
Ein Exit-Gespräch ist nichts anderes als ein letztes Abschiedsgespräch, welches man mit ausscheidenden MitarbeiterInnen führen sollte. Es bietet sehr viele Chancen, sofern man auf ein paar essentielle Dinge achtet. Dieser Artikel soll als Leitfaden dienen, um derartige Gespräche richtig zu führen.
Warum sollte man Exit-Gespräche führen?
Eines vorweg: Man kann durch Exit-Gespräche nur gewinnen! Wenn man es richtig angeht, dann hat man keine Nachteile zu befürchten.
Diese Vorteile bietet ein Exit-Gespräch:
- Falls Diskrepanzen mit dem Vorgesetzten oder irgendwelchen Kollegen bestehen, welche zu eine Kündigung geführt haben, so bietet ein abschließendes Gespräch die Möglichkeit, die Wogen zu glätten. Man kann nochmals den Versuch unternehmen im Guten auseinander zu gehen und damit schlechte Online-Bewertungen vermeiden.
- Außerdem ist es ein Zeichen von Höflichkeit und Respekt gegenüber dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin. Man zeigt, dass man das bisher für das Unternehmen geleistete würdigt und auch nach der Kündigung der Person noch Wertschätzung entgegenbringt.
- Das letzte Gespräch kann auch noch genutzt werden, um den Grund des Ausscheidens aufzudecken. Dies hilft eventuel,l bestehende Probleme zu beheben und weitere Kündigungen aus demselben Grund zu vermeiden.
- MitarbeiterInnen, welche dem eigenen Unternehmen sehr positiv gestimmt sind und deren Kündigung aus keinem negativen Grund heraus geschieht, kann man bestenfalls sogar als Multiplikator gewinnen. Vielleicht bekommt man sie dazu, als letztes Geschenk eine gute Bewertung für das Unternehmen zu hinterlassen und somit die Unternehmensreputation zu fördern.
Was sollte man beim Exit-Gespräch vermeiden?
Wer mit Menschlichkeit und guten Absichten an ein Exit-Gespräch geht, der kann eigentlich nichts falsch machen. Ziel ist es das Arbeitsverhältnis zu einem guten Abschluss zu bringen und eventuell nochmal so etwas wie eine Abschlussevaluation durchzuführen.
Bei dem Wort „Evaluation“ denken viele vielleicht an einen vorgefertigten Fragebogen. Genau diesen sollte man aber tunlichst vermeiden. Nichts ist unpersönlicher, als einen Katalog an Fragen durchzuarbeiten. Kühler und unpersönlicher kann ein Exit-Gespräch nicht verlaufen. Ein Fragebogen zeigt, dass das Gespräch lediglich der Datenaufnahme dient, jedoch keinerlei Interesse an der Person selbst besteht. Viel besser ist es, eine angenehme Gesprächssituation anzustreben, in die man dann die gewünschten Fragen behutsam einzubetten versucht.
Das Gespräch sollte auf Augenhöhe verlaufen und im gegenseitigen Respekt zueinander. Vorwürfe und Anschuldigungen haben hier nichts mehr zu suchen. Kein Mensch kündigt einfach nur so. In der Regel geht dem ein langwieriger Prozess voraus. Man sollte den Abschied mit dem Exit-Gespräch also nicht schwieriger machen, sondern eher die Chance nutzen, sich im Guten zu trennen.
Exit-Gespräch: Wer ist dabei?
Wer sich im Guten trennen möchte, der kann bereits bei der Auswahl der beteiligten Personen viel richtig machen. Weiß man, dass es Probleme mit Kollegen oder Vorgesetzten gab, so haben diese beim Exit-Gespräch keinen Platz. Man will ja wie bereits erwähnt keinen Streit, sondern ein versöhnliches Ende.
Geschickter ist es da, entweder ein Vier-Augen-Gespräch – bestehend aus dem/ der Personalverantwortlichen und dem gehenden Mitarbeiter – anzuregen oder maximal eine Vertrauensperson mit einzubeziehen. Es sollten definitiv keine Personen anwesend sein, zu denen das Verhältnis vorbelastet ist.
Der Kreis der Beteiligten sollte sehr klein gehalten werden, denn der Eindruck eines Abschlusstribunals sollte unbedingt vermieden werden. Ein Exit-Gespräch ist auch keine Abschiedsfeier, diese kann gegebenenfalls im Anschluss geschehen. Das bedeutet aber nicht, dass man nicht ein paar Blumen oder eine andere Aufmerksamkeit parat haben darf.
Der richtige Rahmen für ein Abschlussgespräch
Ein Exit-Gespräch lässt sich nicht zwischen Tür und Angel führen. Wertschätzung bedeutet auch, dass man sich Zeit nimmt. Ablenkung ist jetzt nicht erwünscht. Am besten sucht man einen Ort auf der unbelastet ist und Ruhe bietet. „Sichere Räume“ schaffen eine angenehme Atmosphäre und somit auch die Möglichkeit den Zielen des Gesprächs näher zu kommen.
Auch sollte das Gespräch nicht direkt nach der Kündigung stattfinden. Besser ist es, man lässt noch etwas zeit verstreichen, so kann der Mensch gegenüber auch in Ruhe und mit etwas Abstand daran teilnehmen.
Das bringt mir ein Exit-Gespräch
Natürlich ist ein Exit-Gespräch kein reiner Selbstzweck. Man möchte seine eingesetzte Zeit auch gut investiert wissen. Auch wenn ein Fragebogen nicht das adäquate Mittel ist, so ist es durchaus legitim, seinen Fragenkatalog im Kopf zu haben und wichtige Dinge auch anzusprechen. Wer es geschickt anstellt, der erfährt auch schon viel, indem er einfach erzählen lässt.
Folgenden Fragen kann bei einem Abschlussgespräch nachgegangen werden:
- Was hat dazu geführt, dass Sie bei uns gekündigt haben?
- Was hätten wir tun müssen, damit es nicht zur Kündigung gekommen wäre?
- Würden Sie uns weiterempfehlen?
- Was hat Ihnen an Ihrer Arbeit bei uns besonders gut gefallen?
- Waren Sie mit Gehalt/ Urlaub/ Weiterbildungen/ Förderung etc. zufrieden?
Nicht vergessen! Die Informationen, die man während des Exit-Gesprächs sammelt, können Gold wert sein und helfen dabei, zukünftige Kündigungen zu vermeiden. Hier ist es aber notwendig, sich das Gesagte zu Herzen zu nehmen und an bestehenden Problemen zu arbeiten.
