Das erfolgreiche Führen von Mitarbeitergesprächen ist eine Kunst, die erlernt und perfektioniert werden darf. In einer zunehmend vernetzten und sich schnell verändernden Arbeitswelt ist die Fähigkeit, effektives Feedback zu geben und zu empfangen, von unschätzbarem Wert. Dieser Artikel basiert auf Erfahrungen und bietet praktische Schritte, um diese wichtige Führungsfähigkeit zu verbessern.
Warum Mitarbeitergespräche wichtig sind
Mitarbeitergespräche sind ein wichtiges Instrument, um die Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeiter*innen zu verbessern, Leistungen anzuerkennen, Herausforderungen zu identifizieren und Lösungen zu finden. Sie bieten die Möglichkeit, auf individueller Ebene zu coachen und zu führen, Erwartungen zu klären und einen gemeinsamen Plan für die Zukunft zu entwickeln. Es geht darum, den/die Mitarbeiter*in in seiner/ihrer Entwicklung zu unterstützen und ihn/sie gleichzeitig zu ermutigen, sich selbst zu motivieren und Verantwortung zu übernehmen.
Vor dem Gespräch: Vorbereitung ist der Schlüssel
Die Vorbereitung ist ein entscheidender Teil des Prozesses. Ein gut vorbereitetes Mitarbeitergespräch zeigt, dass Sie den/die Mitarbeiter*in und seine/ihre Leistung wertschätzen. Vorbereitet zu sein gibt Ihnen außerdem die Möglichkeit, ein konstruktives und zielgerichtetes Gespräch zu führen.
Zur Vorbereitung gehören folgende Schritte:
Bewertung der Leistung: Überprüfen Sie die Arbeitsleistungen der Mitarbeiter*innen und die Beiträge zum Team und zum Unternehmen. Identifizieren Sie Stärken und Bereiche, in denen Verbesserungen möglich sind.
Sammeln von Informationen: Sammeln Sie relevante Informationen, z. B. Arbeitsproben, Leistungsdaten und Feedback von Kollegen und Kolleginnen und Kunden.
Entwicklung eines Gesprächsplans: Erstellen Sie einen Plan für das Gespräch, der die Themen abdeckt, die Sie ansprechen möchten, sowie die Ziele, die Sie mit dem/der Mitarbeiter*in erreichen möchten.
Während des Gesprächs: Konstruktives und klar definiertes Feedback geben.
Im Gespräch sollte der Fokus auf dem Geben und Empfangen von Feedback liegen. Eine Rückmeldung sollte konstruktiv, klar und spezifisch sein und sowohl positive Aspekte (das, was gut funktioniert) als auch Bereiche für Verbesserungen abdecken. Es ist wichtig, dass der/die Mitarbeiter*in die Möglichkeit hat, seine/ihre Sichtweise darzulegen und auf das Feedback zu reagieren.
Eine hilfreiche Methode zur Strukturierung von Feedback ist die sogenannte SMART-Regel
Sie steht für:
- Spezifisch: Das Feedback sollte konkret und nicht allgemein sein.
- Messbar: Geben Sie an, wie die Leistung gemessen und bewertet wird.
- Attraktiv: Stellen Sie sicher, dass die Ziele erreichbar sind.
- Realistisch: Das Feedback sollte für die Aufgabe oder Rolle der Mitarbeiter*innen relevant sein.
- Terminiert: Rückmeldungen sollten zeitnah und regelmäßig gegeben werden.
Beispiel für SMART-Feedback: „Ich habe bemerkt, dass Sie in den letzten Wochen sehr proaktiv waren und mehrere neue Projekte initiiert haben. Ich schätze Ihre Initiative und Ihren Beitrag zum Team. Mein Vorschlag für die nächsten Monate wäre, dass Sie sich auf die Durchführung und den Abschluss dieser Projekte konzentrieren, indem Sie klare Meilensteine festlegen und Ihre Fortschritte regelmäßig überprüfen.“
Nach dem Gespräch: Follow-up und Umsetzung
Nach dem Mitarbeitergespräch ist es wichtig, ein Follow-up durchzuführen und die Umsetzung zu unterstützen. Das kann beinhalten, die wichtigsten Punkte des Gesprächs zusammenzufassen, Unterstützung anzubieten und regelmäßige Check-ins zu planen, um den Fortschritt kontrollieren zu können.
Hier ist eine Tabelle, die einen beispielhaften Ablauf zeigt, wie Sie das Follow-up gestalten können:
| Schritte nach dem Gespräch | Beschreibung |
| Zusammenfassung des Gesprächs | Schicken Sie eine E-Mail mit den wichtigsten Punkten des Gesprächs, um sicherzustellen, dass Sie beide auf dem gleichen Stand sind. |
| Unterstützung anbieten | Bieten Sie Unterstützung und Ressourcen an, um Mitarbeiter*innen bei der Umsetzung der Ziele zu helfen. |
| Check-Ins planen | Planen Sie regelmäßige Check-ins, um den Fortschritt zu überprüfen und weiteres Feedback zu geben. |
Effektive Mitarbeitergespräche sind eine wertvolle Möglichkeit, Beziehungen zu stärken, Vertrauen aufzubauen und die Leistung und Motivation im Team zu optimieren. Erinnern Sie sich jedoch daran, dass es sich um einen laufenden Prozess handelt und nicht um eine einmalige Veranstaltung.
Häufige Fallstricke und wie man sie vermeidet
Trotz bester Absichten kann es bei der Führung von Mitarbeitergesprächen zu Fehlern kommen. Hier sind einige der häufigsten und gute Tipps, wie man diese vermeiden kann:
Unvorbereitet ins Gespräch gehen: Eine mangelnde Vorbereitung kann dazu führen, dass das Gespräch unstrukturiert und ineffektiv wird. Stellen Sie sicher, dass Sie genug Zeit für die Vorbereitung einplanen und sich mit den relevanten Informationen vertraut machen.
Unklare oder unspezifische Feedbacks geben: Vage oder allgemeine Feedbacks können Mitarbeiter*innen verwirren und frustrieren. Versuchen Sie so spezifisch und konkret wie möglich zu sein und konkrete Beispiele zu verwenden.
Nur negative Aspekte hervorheben: Wenn Sie nur auf die negativen Aspekte der Leistung eingehen, kann dies demotivierend wirken. Achten Sie darauf, auch die positiven Seiten hervorzuheben und Anerkennung zu zeigen.
Fehlende Nachbereitung und Umsetzung: Ohne eine sorgfältige Nachbereitung und Unterstützung bei der Umsetzung können die Ziele des Gesprächs unerfüllt bleiben. Planen Sie ein Follow-up und bieten Sie Unterstützung an, um sicherzustellen, dass die vereinbarten Maßnahmen umgesetzt werden.
Fazit: Die Kunst des Feedbacks beherrschen
Die Fähigkeit, effektives Feedback zu geben und Mitarbeitergespräche produktiv zu gestalten, ist eine Kunst, die erlernt und mit der Zeit perfektioniert werden kann. Es erfordert Vorbereitung, eine offene und ehrliche Kommunikation, die Bereitschaft zuzuhören und zu lernen, die Fähigkeit Hilfe anzubieten und Verantwortung zu übernehmen.
Mit den hier vorgestellten Methoden und Techniken können Sie Ihre Mitarbeitergespräche wirksamer und erfolgreicher führen. Es ist ein Prozess, der Ihre Führungsqualitäten verbessern und dazu beitragen kann, eine positive und leistungsorientierte Kultur in Ihrem Team und Unternehmen zu fördern. Außerdem fördern Feedbackgespräche die Mitarbeiterbindung, da sich Kolleg*innen gesehen und gehört fühlen.
Denken Sie daran: Feedback ist ein Geschenk. Es bietet die Möglichkeit zu lernen, zu wachsen und sich weiterzuentwickeln. Nutzen Sie es weise!
Kennen Sie schon die Mitarbeiter-Benefits, von denen sich Arbeitnehmer*innen wirklich angesprochen fühlen?
