Für viele Unternehmen kann Prokrastination zu einem Problem werden. Es kann zu höheren Kosten, verpassten Fristen und geringerer Produktivität führen. Laut einer Studie aus dem Jahr 2015 von der Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA) in Zusammenarbeit mit der Deutschen Gesellschaft für Arbeitsmedizin und Umweltmedizin (DGAUM) ergab, dass allein in Deutschland durch Prokrastination jährlich ein volkswirtschaftlicher Schaden in Höhe von etwa 65 Mrd. EUR entsteht.
Diese Kosten unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen, können aber erhebliche Ausmaße annehmen. Insbesondere in Branchen, in denen schnelles Handeln und effektive Arbeitsprozesse von entscheidender Bedeutung sind, kann gezieltes Handeln gegen Prokrastination bedeutende Wettbewerbsvorteile schaffen.
Genau da sind wir auch bereits beim Thema. Unternehmen können in der Tat gezielte Maßnahmen ergreifen, um ihren Mitarbeitern bei der Bewältigung von Aufgaben und Projekten zu helfen und auf diese Weise Prokrastination zu minimieren. In diesem Artikel werden wir einige Strategien besprechen, mit denen Unternehmen Prokrastination mit Erfolg entgegenwirken können. Vorerst gilt es aber, Prokrastination unter den Mitarbeitern als solche zu erkennen.
So erkenne ich Prokrastination im Unternehmen
Es ist nicht immer leicht Prokrastination bei Mitarbeitern zu erkennen, da es eine stille und oft unsichtbare Verhaltensweise ist. Hier sind einige Anzeichen, die darauf hindeuten können, dass ein Mitarbeiter an Prokrastination leidet:
- Verzögerungen oder unangemessener Zeitbedarf bei der Abgabe von Projekten oder Aufgaben
- Vermeidung oder Aufschieben von Aufgaben
- Ständiges Umschalten zwischen Aufgaben, ohne vorherige Aufgaben abgeschlossen zu haben
- Unorganisierte Arbeitsweise ohne das Setzen von Prioritäten
- Mangel an Initiative und ständiges Warten auf Anweisungen
Auch wenn diese Punkte Anzeichen von Prokrastination sein können, bedeutet dies jedoch noch lange nicht, dass der betroffene Mitarbeiter an Prokrastination leidet. Die Ursachen für die ineffiziente Arbeitsweise können auch in anderen Bereichen liegen. Unternehmen sollten jedoch bei Mitarbeitern, die diese Anzeichen zeigen, genauer hinschauen und gegebenenfalls Unterstützung anbieten, um mögliche Probleme frühzeitig zu lösen.
Mit diesen Maßnahmen beugen Unternehmen Prokrastination vor
Eines vorweg – es gibt nicht das eine Patentrezept gegen Prokrastination. Es ist aber durchaus möglich im Unternehmen gegen das Aufschieben von Aufgaben vorzugehen. Die wichtigsten Punkte hierfür habe ich im Folgenden zusammengetragen.
Schaffen Sie eine positive Arbeitsumgebung
Unsere Arbeitsumgebung färbt auch auf unsere Arbeitsleistung ab. Passend eingerichtet fördert sie Konzentration und Fokussierung, sie hilft Mitarbeitern produktiver zu arbeiten und Verzögerungen zu vermeiden. Es ist bereits ein guter Anfang, helle und gut beleuchtete Räume bereitzustellen, die nicht zu laut oder zu leise sind und dabei für jeden Mitarbeiter ausreichend Platz bieten. Auch ausreichend grün durch Zimmerpflanzen oder auch Kunst kann zu einer besseren Arbeitsumgebung beitragen.
Eine Studie der Universität Michigan fand beispielsweise heraus, dass Mitarbeiter in Umgebungen mit höherer Arbeitszufriedenheit produktiver waren und weniger geneigt waren, ihre Aufgaben zu verschieben. Bereits kleine Veränderungen der Arbeitsumgebung können somit ein wichtiger Schritt sein, um Prokrastination zu vermeiden.
Fördern Sie effektives Zeitmanagement
Bei einem sind sich sämtliche Business-Coaches einig: Effektives Zeitmanagement ist ein wichtiger Faktor bei der Bewältigung von Aufgaben und Projekten. Unternehmen können ihren Mitarbeitern helfen, indem sie ihnen Techniken – etwa durch Schulungen – zur Verfügung stellen, die ihnen dabei helfen, die Zeit effektiv zu nutzen. Dazu gehören zum Beispiel die Priorisierung von Aufgaben, die Verwendung von To-Do-Listen und die Vermeidung von Multitasking.
Hierzu gibt es sogar eine eigene Studie von Steel und Klingsieck aus dem Jahr 2016. Darin fand man heraus, dass eine höhere Selbstregulation und eine bessere Zeitmanagementfähigkeit mit einer geringeren Neigung zur Prokrastination einhergehen. Unternehmen können ihren Mitarbeitern also helfen, indem sie Schulungen und Workshops zu effektivem Zeitmanagement anbieten.
Bieten Sie flexible Arbeitsbedingungen
Wer weiß, dass Prokrastination unter anderem ein Schutzmechanismus unseres Körpers ist, der kann auch daraus folgern, dass flexible Arbeitsbedingungen dazu beitragen können, dass Mitarbeiter produktiver und motivierter arbeiten. Dazu gehören zum Beispiel die Möglichkeiten, von zu Hause aus zu arbeiten oder flexible Arbeitszeiten einzurichten. Man muss Mitarbeitern die Option bieten, gezielt Pausen einzulegen, um so wieder Kraft für neue Aufgaben zu sammeln
Flexible Arbeitsbedingungen tragen auch dazu bei, dass Mitarbeiter ihre Arbeit und ihr Privatleben besser in Einklang bringen können. Das vermeidet private Probleme und Stress, was sich am Ende auch wieder auf die Arbeitsleistung auswirkt.
Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter bei der Überwindung von Herausforderungen
In der Arbeitswelt treten immer wieder Herausforderungen auf, die Mitarbeiter an Grenzen bringen. Wer sich nicht in der Lage sieht seine Aufgaben zu erledigen, der neigt dazu, diese aufzuschieben. Unternehmen können ihre Mitarbeiter bei Überlastung unterstützen und niedrigschwellige Hilfsangebote einrichten. Dabei sollte das Eingestehen von Grenzen nicht als negative Eigenschaft angesehen werden, da sie Fehler vermeidet und dadurch die Produktivität steigert.
Auch hier können Schulungen und Workshops weiterhelfen oder auch Mentoring-Programme Unterstützung anbieten. Wichtig ist es, den Mitarbeitern verschiedene Hilfestellungen anzubieten, die es erleichtern, Arbeit effektiver zu bewältigen, auch wenn persönliche Grenzen erreicht sind.
Verwenden Sie Technologie, um Prokrastination zu minimieren
Die Welt der Apps und Tools ist mittlerweile unendlich. Es gibt auch moderne Technologien, die dazu beitragen, Prokrastination zu minimieren. Unternehmen können beispielsweise Tools wie Projektmanagement-Software, Motivations-Apps, Kalender-Apps, Zeitmanagement-Tools oder Automatisierungstechnologien verwenden, um die Effizienz ihrer Mitarbeiter zu steigern und die Produktivität zu erhöhen.
Fazit – So vermeiden Unternehmen Prokrastination
Prokrastination ist ein weit verbreitetes Phänomen in vielen Unternehmen. Damit verbunden sind überhöhte Kosten, verpasste Fristen und geringe Produktivität. Unternehmen können jedoch gezielte Maßnahmen ergreifen, um unerwünschte Prokrastination zu minimieren. Dazu gehören beispielsweise die Schaffung einer positiven Arbeitsumgebung, die Förderung von effektivem Zeitmanagement, flexible Arbeitsbedingungen, die Unterstützung der Mitarbeiter bei der Überwindung von Herausforderungen und die Verwendung von Technologie.
Neben der unerwünschten und unproduktiven Prokrastination gibt es allerdings auch eine sogenannte „aktive Prokrastination„, die uns dabei hilft, kreativer, ausgeglichener und zielorientierter zu arbeiten und somit letztlich die Produktivität sogar steigern kann.
