Produktivitätssteigerung verbinden die meisten von uns mit mehr Arbeit. Dabei wirken sich lange Arbeitszeiten laut einer Studie der University Stanford sogar nachteilig auf unsere Produktivität aus. Eigentlich geht es eher darum, Ablenkungen und unwichtige Aufgaben rund um die Hauptarbeit zu vermeiden, sodass Sie konzentrierter bei Ihrer Tätigkeit bleiben können. Die folgenden 10 Strategien unterstützen Sie dabei, Ihre Produktivität zu steigern, ohne sich zu überlasten!
Das bedeutet Produktivität wirklich
Viele Menschen gehen davon aus, dass Produktivität bedeutet, täglich Überstunden zu machen und zahlreiche Resultate zu liefern. Im Grunde sind produktive Personen und Teams allerdings jene, die rund um die Arbeit weniger Zeit mit anderen Dingen verschwenden. Was ist damit gemeint? Unsere Produktivität leidet, wenn wir immer wieder aus unserer Haupttätigkeit herausgerissen werden, durch beispielsweise Telefonate, der Suche nach Dokumenten, überflüssige Meetings, Warten auf Genehmigungen, usw. Die Tatkraft nimmt dagegen zu, wenn wir mehr Zeit für wichtige Aufgaben haben, die das Unternehmen tatsächlich voranbringen.
Die Definition von Produktivität ist: „das Hervorbingen von Produkten“ oder von Leistungen oder Ergebnissen. Wer konkrete Resultate für sich und seine Kunden erzielt, ist produktiv. In weniger Zeit mehr schaffen ist das Ergebnis von Produktivität. Wichtig ist jedoch, dass das in der Regel nicht durch harte, sondern durch clevere Arbeit passiert – ohne sich geistig oder körperlich zu überstrapazieren.
Strategie 1: Ablenkungen vermeiden
Wer schon einmal in einem sogenannten „Arbeitsflow“ war, weiß, dass man in diesem Moment konzentriert und präsent ist, und jegliche Ablenkungen wegfallen. Doch sowohl im Homeoffice als auch am Arbeitsplatz vor Ort lauern Ablenkungen an jeder Ecke, die die Arbeitsproduktivität immens verringern können.
Übernehmen Sie wieder Kontrolle über Ihr Arbeitsumfeld! Vor allem wenn Sie von zuhause aus arbeiten, gilt es, sich eine entsprechende Arbeitsumgebung zu schaffen. Falls es Ihnen möglich ist, richten Sie sich ein Arbeitszimmer ein oder kreieren Sie sich zumindest eine ruhige Ecke mit einem Schreibtisch und Bürostuhl. Mitten im Geschehen zu arbeiten, zum Beispiel am Küchentisch, auf dem Sofa oder im Bett wirkt sich negativ auf die Produktivität aus.
Extratipp: Werden Sie oft durch Lärm abgelenkt, testen Sie doch mal Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung. Besitzen Sie keinen hochwertigen Schreibtischstuhl, probieren Sie es mit einem Kissen zur Stützung der Lendenwirbelsäule.
Handy beiseitelegen
Auch wenn es immer wieder in den Fingern juckt: Das Smartphone ist ein wesentlicher Störfaktor, wenn es um die Produktivität am Arbeitsplatz geht. Wenn es Ihnen in Ihrem Job möglich ist, legen Sie Ihr Handy außer Reichweite. Sind Sie auf Ihr Telefon angewiesen, platzen Sie Ihr Smartphone zumindest mit der Bildschirmseite nach unten und deaktivieren Sie Social-Media-Benachrichtigungen während der Arbeitszeit, um Ablenkungen zu umgehen.
Strategie 2: Zeitmanagement
Sind Sie jemand, der ungesunde Gewohnheiten etabliert hat und dazu tendiert (wichtige) Dinge aufzuschieben? In diesem Fall können Ihnen bewährte Zeitmanagement-Strategien helfen. Wir alle prokrastinieren hin und wieder und das ist okay. Doch wenn es darum geht, produktiver und zielführender zu arbeiten, steht uns die Aufschieberitis im Weg.
Bestimmte Zeitmanagement-Techniken tragen dazu bei, Sie in einen guten mentalen Zustand zu versetzen, die Arbeitsproduktivität zu erhöhen und Prokrastination zu senken. Allein schon den Arbeitsalltag zu planen kann eine gute Stütze sein und Ihr Konzentrationsvermögen verbessern. Im Folgenden möchten wir Ihnen 4 anerkannte Techniken vorstellen:
Die 80/20-Regel
Die sogenannte 80/20-Regel oder das Pareto-Prinzip besagt, dass Sie etwa 20% Ihrer Zeit für 80% Ihrer Arbeit aufbringen sollten. Entscheiden Sie sich für die 80/20-Regel, arbeiten Sie als erstes an den 80% Ihrer Arbeit, die nur 20% Ihrer Zeit beansprucht. Haben Sie die Aufgaben abgearbeitet, die weniger Zeit abverlangen, nimmt Ihre Zufriedenheit zu und Sie sind bereit den Fokus auf Ihre Hauptarbeit zu legen.
Eat the Frog
Bei dieser Zeitmanagement-Methode geht es darum zuerst die unangenehmste und herausforderndste Aufgabe anzupacken, bevor an Prokrastinieren überhaupt zu denken ist. Haben Sie das geschafft, ist alles, was danach auf Sie zukommt, wesentlich angenehmer und leichter zu bewerkstelligen.
Die Pomodoro-Technik
Stellen Sie die Uhr auf 25 Minuten und legen Sie mit Ihrer Arbeit los. Ist die Zeit rum, machen Sie 5 Minuten Pause, am besten in Kombination mit einer körperlichen Aktivität. Gehen Sie beispielsweise in die Küche, um sich einen Kaffee oder Snack zu holen oder schnappen Sie kurz frische Luft auf dem Balkon oder der Terrasse. Wiederholen Sie diese Intervalle 4 x. Legen Sie nach der vierten Arbeitsphase eine längere Pause von maximal 30 Minuten ein. Die Technik kommt aus Italien und wurde nach der traditionellen Eieruhr, die die Form einer Tomate hat, benannt.
Getting things done
Vielleicht ist aber auch die GTD-Methode die richtige für Sie, um Ihre Produktivität zu erhöhen. Bei dieser Methode notieren Sie sämtliche Aufgaben, die zu erledigen sind und ordnen diese bedarfsweise in kleinere Abschnitte ein. So haben Sie alle Arbeitsvorgänge auf einen Blick. Nun können Sie viel besser erfassen, welche Aufgabe Priorität hat. Um einen guten Überblick zu bekommen, können Ihnen auch spezielle Aufgabenmanagement-Tools behilflich sein.
Strategie 3: Zeitfenster blocken für mehr Produktivität
Den gesamten Tag über haben Sie immer wieder Meetings, sodass es Ihnen schwerfällt konzentriert bei der Sache zu bleiben, weil Sie schon an den nächsten Termin denken, der Ihre „Fokuszeit“ unterbricht? Damit sind Sie nicht allein. Versuchen Sie Ihre Meetings in Zeitblöcken zu planen, sodass Sie sich innerhalb der Hauptproduktivitätszeiten auf die Tätigkeit an sich fokussieren können.
Die individuelle Produktivität schwankt je nach Tageszeit und hängt von Ihrem Chronotypus ab. Während der Lerchentyp morgens in der Regel hochkonzentriert ist und die Arbeit leicht von der Hand geht, kommt der Eulentyp morgens nur schwer in die Gänge. Wenn Sie wissen, wann Ihre produktivste Phase ist, können Sie Ihren Tag besser strukturieren. Tragen Sie Ihre Hauptfokuszeit in den Kalender ein und planen Sie wenn möglich alle anderen Termine rund um diese Zeit ein. Diese Strategie ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie sich Ihre Arbeitszeit selbst einteilen können.
Strategie 4: Multitasking unterlassen
Haben Sie in Ihrem Arbeitsalltag mit mehreren Aufgaben gleichzeitig zu tun, sodass Sie überfordert sind und nicht nur die Qualität, sondern auch die Effizienz einbüßen muss? Dafür gibt es eine einfache Lösung: Die Aufgaben nacheinander erledigen, um im Flow zu bleiben. Die meisten Menschen können kein Multitasking und das ist auch nicht weiter schlimm. Sind Sie an zwei Dingen synchron dran, verarbeitet unser Gehirn die Informationen für beide Tätigkeiten langsamer. Das Resultat: Sie schließen zwei Aufgaben weniger gut ab anstatt eine richtig gut.
Arbeiten Sie eine Aufgabe nach der anderen ab, um Ihre Produktivität zu verbessern. Versuchen Sie in Ihre Arbeit regelrecht einzutauchen, sodass Sie in einen Flow-Zustand kommen. Auf diese Weise nehmen nicht nur Motivation und Energie zu, sondern auch die Schaffenskraft. In dem positiven Bewusstseinszustand lässt sich die Arbeit schneller und leichter bewältigen und Engagement und Kreativität werden gefördert.
Strategie 5: Unnötige Aufgaben minimieren
Unproduktivität hat meistens etwas mit zu vielen unnötigen Tätigkeiten neben der Hauptarbeit zu tun. Was ist mit unwichtigen Aktivitäten gemeint? Unbeabsichtigte Doppelarbeit, überflüssige Besprechungen, zeitintensive Aufgaben, die keine hohe Relevanz haben, Warten auf Bewilligungen usw. Ein Großteil unserer Arbeitszeit geht oft für unproduktive Tätigkeiten drauf. Um das zu vermeiden, eignet sich eine Informationsquelle für die ganze Arbeit des Teams. Es ist von großer Bedeutung, dass jeder den Gesamtüberblick behält und beispielsweise weiß, wer woran arbeitet. Unnötiger Aufwand kann somit gemieden werden und es bleibt mehr Zeit für produktive Team- oder Einzelarbeit. Bestimmte Produktivitäts-Tools können die Arbeit zusätzlich erleichtern.
Strategie 6: Genügend Schlaf, Bewegung und gesunde Ernährung
Falls Sie zu wenig schlafen, keinen Sport treiben und sich hauptsächlich ungesund ernähren, lässt auch die Produktivität früher oder später nach. Zahlreiche Menschen verbringen so viel Zeit mit Arbeit, dass Sie Ihre körperlichen Bedürfnisse vernachlässigen. Der Kaffee soll dann den Schlafmangel ersetzen und das Fertiggericht eine gesunde selbstgekochte Mahlzeit. Was der Körper braucht ist eine vollwertige Kost, ausreichend Schlaf und Bewegung, um energiegeladen und produktiv sein zu können. Selbstmanagement und Selbstfürsorge sind hier gute Stichworte, die Sie nicht unterschätzen sollten. Erstellen Sie sich eine Alltagsroutine, in der diese drei Faktoren nicht zu kurz kommen.
Strategie 7: Wesentliche Aufgaben vorziehen
Haben Sie haufenweise Arbeit auf Ihrem Schreibtisch liegen und wissen nicht, welcher Aufgabe Sie sich zuerst widmen sollen? Gleichen Sie Ihre Arbeit mit den Unternehmens- und Teamzielen ab, um herauszufinden, welche Tätigkeiten priorisiert werden sollten. Sprechen Sie sich außerdem mit Vorgesetzten und Kollegen/Kolleginnen ab, wenn Sie sich unsicher sind, welche Aufgabe als erstes erledigt werden sollte. Haben Sie Klarheit darüber, können Sie die wichtigste Aufgabe zuerst angehen und damit auch Ihre Produktivität steigern.
Strategie 8: Benachrichtigungen stummschalten
Sicher kennen Sie das: Durch zahlreiche private oder berufsbezogene Benachrichtigungen über Tools, E-Mails oder Textnachrichten werden Sie von Ihrer Haupttätigkeit abgelenkt. Die Lösung ist hier die Benachrichtigungen stumm zu schalten oder von dem Feature „Nicht stören“ Gebrauch zu machen. Die beste Leistung kann nur dann erbracht werden, wenn Ablenkungen so gut es geht wegfallen und der Fokus auf der Arbeit bleibt.
„Bitte nicht stören“-Funktionen lassen Ihr gesamtes Team wissen, dass Sie gerade an einer wichtigen Aufgabe arbeiten. Möchte jemand mit Ihnen Kontakt aufnehmen, wird dieser darauf hingewiesen, dass Sie gerade nicht gestört werden wollen und sich zu dem Zeitpunkt melden, wenn die Aufgabe abgeschlossen ist.
Strategie 9: Auch mal „Nein“ sagen
„Nein“ sagen fällt vielen von uns schwer… Doch wenn Sie von Arbeit geradezu überschüttet werden, ist es wichtig höflich aber konsequent „Nein“ zu sagen. Definieren Sie Ihr Arbeitspensum und Ihre Prioritäten, auch wenn Sie neue Aufgaben bekommen. Bei Produktivität kommt es nicht darauf an, alles zu schaffen, sondern seine Prioritäten zu kennen und zu setzen. Lernen Sie „Nein“ zu Tätigkeiten zu sagen, für die Sie keine Kapazitäten haben, um mehr Zeit für die wesentlichen Dinge zu haben, die mit den wichtigen Projekten und Zielen des Unternehmens übereinstimmen.
Strategie 10: Auf die Planung kommt es an
Vielleicht kommt Ihnen das bekannt vor: Sie investieren am Morgen wertvolle Zeit, um den Tag zu planen und kommen gar nicht an das Ableisten der relevanten Aufgaben. Die Lösung: Versuchen Sie bevorstehende Arbeiten vor Dienstschluss zu sortieren, damit Sie morgens einen guten Ausgangspunkt haben. Machen Sie sich am Abend vorher eine To-Do-Liste für den nächsten Tag, um strukturiert Ihre Aufgaben abarbeiten zu können. Lassen Sie sich auch nicht von einem überfüllten Posteingang überfordern, sondern halten Sie sich an Ihren Plan. Durch einen organisierten Arbeitsbereich können Sie Ihre Produktivität steigern und Ablenkungen vermeiden.
Fazit: Eigene Produktivität erhöhen
Mehr Produktivität bedeutet nicht sich mit Aufgaben zuzuschütten, sondern die Arbeit rund um die Arbeit zu verringern. Gemeint sind hiermit alle unproduktiven Aufgaben, die den „Arbeitsflow“ beeinträchtigen. Für gewöhnlich leidet die Produktivität, weil der Fokus fehlt und wir uns mit unwichtigeren Tätigkeiten aufhalten anstatt uns auf die großen und wesentlichen Ziele zu fokussieren. Damit Sie Ihre Produktivität steigern können, sollten Sie Ablenkungen so gut es geht vermeiden und sich Zeitmanagement-Strategien zunutze machen.
Blocken Sie sich Zeitfenster für wichtige Projekte und Aufgaben und unterlassen Sie Multitasking. Konzentrieren Sie sich auf die To-dos, die das Unternehmen wirklich voranbringen und planen Sie Ihren nächsten Tag vor Arbeitsschluss – für eine bessere Organisation und Struktur. Um die Produktivität zu steigern, sollten Sie auch Faktoren wie Ernährung, Bewegung und Schlaf nicht unterschätzen. Lernen Sie „Nein“ zu sagen, wenn das neue Projekt oder die Aufgabe nicht in Ihren Zeitplan hineinpasst. Gewisse Businesstools können ebenfalls ein effektives Mittel sein, um Ihre Arbeitsproduktivität zu maximieren.
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Quellen:
https://cs.stanford.edu/people/eroberts/cs201/projects/crunchmode/econ-hours-productivity.html
