Der Begriff Prokrastination selbst ist sperrig und eher weniger geläufig, aber dahinter verbirgt sich ein durchaus weit verbreitetes Phänomen, welches wir nicht nur am Arbeitsplatz wieder finden. Betroffene ertappen sich oft dabei, dass sie Aufgaben aufschieben, die eigentlich dringend erledigt werden müssen, weil sie sich nicht motiviert oder konzentriert fühlen. Aber wenn wir uns daran gewöhnen, Aufgaben aufzuschieben, können sie sich ansammeln und uns schließlich überwältigen. Glücklicherweise gibt es eine Reihe von Schritten, die Sie ergreifen können, um Prokrastination am Arbeitsplatz zu vermeiden und produktiver zu sein.
Was versteht man unter Prokrastination
Unter Prokrastination versteht man das wiederholte und absichtliche Verzögern von Aufgaben, obwohl dies zu negativen Konsequenzen wie Stress, Angst und schlechten Leistungen führen kann. Untersuchungen zeigen, dass es sich dabei um eine Form der Selbstregulierung handelt. Kurzfristig kann prokrastinieren, also das Verzögern von wichtigen Aufgaben, tatsächlich eine Erleichterung bieten, langfristig gesehen können sich jedoch Aufgaben anhäufen und damit Prokrastination zu negativen Konsequenzen führen.
Die Forschung hat gezeigt, dass Prokrastination mit einem geringeren akademischen Erfolg, schlechteren Gesundheitszuständen und einer höheren psychischen Belastung verbunden ist. Einige Studien deuten zudem darauf hin, dass es genetische Faktoren gibt, die das Risiko für Prokrastination erhöhen können.
Besonders betroffen sind hiervon insbesondere jene Berufe, welche mit einer höheren kreativen Freiheit und Autonomie verbunden sind. Das bezieht insbesondere Studierende mit ein. Es gibt jedoch keine genauen Zahlen, wie viele Menschen von Prokrastination betroffen sind. Man geht jedoch davon aus, dass etwa 20 Prozent der Bevölkerung an chronischer Prokrastination leiden, was sich wiederum stark auf die Arbeitswelt überträgt.
Wer sich seiner Prokrastination jedoch bewusst ist, der kann aktiv etwas dagegen tun. Insbesondere am Arbeitsplatz ist es wichtig konstant seine Leistung zu erbringen und nicht wichtige Arbeiten aufzuschieben. Wir haben deshalb für alle Betroffenen die wichtigsten Tipps gegen Prokrastination am Arbeitsplatz zusammengetragen.
Planen Sie Ihre Zeit
Die meisten von uns haben eine To-Do-Liste, aber nur wenige von uns haben auch eine Strategie, um sie abzuarbeiten. Wer seine Zeit sinnvoll plant, dem fällt es leichter produktiv zu sein. Sie sollten Ihre Arbeit folglich in kleinere Abschnitte aufteilen, diese abschließen und dann zur nächsten Aufgabe übergehen. Eine Möglichkeit dies zu tun, besteht darin, eine Checkliste mit konkreten Aufgaben zu erstellen, die Sie im Laufe des Tages erledigen möchten. Wenn Sie eine Aufgabe abgeschlossen haben, streichen Sie sie durch, um ein Gefühl des Fortschritts und der Zufriedenheit zu erhalten.
Man sollte sich dabei aber auch nicht in Checklisten verlieren und die einzelnen Arbeitspakete nicht zu klein, aber auch nicht zu groß, planen. Ein perfektes Beispiel für Prokrastination wäre nämlich, wenn man sich mehr mit dem Erstellen von Checklisten als der eigentlichen Abarbeitung beschäftigt.
Vermeiden Sie Ablenkungen
Wir leben in einer Welt voller Ablenkungen. Um uns herum reden Kollegen, summen Handys oder warten die nächsten Seiten im Internet. Der Trick besteht darin, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren und Ablenkungen zu minimieren.
Sie sollten Ihre Arbeit deshalb idealerweise an einem Ort erledigen, an dem Sie sich wohlfühlen, ohne Ablenkungen wie Fernsehen, soziale Medien oder E-Mails. Versuchen Sie, Ihre Arbeit in einem ruhigen Raum oder in einem Büro auszuführen, das für Konzentration und Effektivität ausgelegt ist.
Wenn Ihnen das Großraumbüro zu laut ist oder sie von ständigem Durchgangsverkehr gestört sind, reden Sie mit Ihrem Vorgesetzten. Es sollte auch in dessen Interesse sein, dass alle Mitarbeiter ideal arbeiten und maximale Leistung erbringen können.
Setzen Sie sich realistische Ziele
Eine der Hauptursachen für Prokrastination ist das Gefühl, überfordert zu sein. Manchmal ist der Weg aber gar nicht so steinig wie er auf den ersten Blick scheint. Wenn Sie Ihre Arbeit in kleine Schritte unterteilen, fühlt sich das weniger überwältigend an.
Gehen Sie Schritt für Schritt zum Ziel. Sie sollten sich realistische Ziele setzen, die Sie auch erreichen können. Wenn Sie Ihre Ziele zu hoch stecken, können Sie frustriert und entmutigt werden, was Ihre Produktivität beeinträchtigt. Besser ist es, viele kleine Erfolgserlebnisse zu feiern, als an dem einen großen Ziel zu scheitern.
Belohnen Sie sich selbst
Erfolge feiern ist auch das passende Stichwort! Eine weitere Möglichkeit, Prokrastination erfolgreich zu vermeiden, besteht darin, sich selbst zu belohnen. Sie können sich eine Belohnung für die Fertigstellung einer Aufgabe setzen, die Sie motiviert. Belohnungen können so einfach sein wie eine Tasse Kaffee, ein Spaziergang im Park oder ein Stück Schokolade. Indem Sie sich belohnen, werden Sie Ihre Arbeit eher als etwas Positives betrachten und weniger als eine Last. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass eine rein auf Süßigkeiten aufgebaute Belohnungsstrategie dauerhaft nicht zielführend ist.
Erstellen Sie einen Zeitplan
Wer seine Zeit plant, der sollte nicht nur mit Checklisten arbeiten, sondern diese tatsächlich mit einem festen Zeitplan versehen. Ein Zeitplan kann helfen, Ihre Arbeit effizienter zu erledigen und Prokrastination zu vermeiden. Er kann Ihnen auch dabei helfen, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren, die unbedingt und zeitnah erledigt werden müssen.
Ein Beispiel für einen Zeitplan gegen Prokrastination könnte wie folgt aussehen:
- 8.00-9.00 Uhr: E-Mails beantworten und To-Do-Liste
- 9.00-10.00 Uhr: Priorisierung der Aufgaben und Planung der Arbeit für den Tag
- 10.00-11.00 Uhr: Erledigung der dringendsten Aufgaben
- 11.00-12.00 Uhr: Mittagspause
- 12.00-13.00 Uhr: Arbeit an einer langfristigen Aufgabe
- 13.00-14.00 Uhr: Arbeit an einer weiteren wichtigen Aufgabe
- 14.00-15.00 Uhr: Erledigung von kleineren Aufgaben und Vorbereitung auf den nächsten Tag
Wenn Sie einen Zeitplan erstellen, sollten Sie sicherstellen, dass er realistisch ist und genügend Zeit für Pausen und Erholung lässt. Wenn Sie sich an den Zeitplan halten, können Sie Ihre Arbeit schneller und effektiver erledigen. Aber es gilt dasselbe wie bei den Checklisten: Nicht im Erstellen des Zeitplans verlieren!
Vermeiden Sie Überforderung
Es ist wichtig, sich nicht zu überfordern, wenn Sie Prokrastination vermeiden möchten. Wenn Sie zu viele Aufgaben auf einmal erledigen müssen, kann dies zu Stress und Frustration führen. Wir haben deshalb bereits in einem vorherigen Absatz gelernt, die Arbeit in kleinere Schritte zu unterteilen und nur so viele Aufgaben anzunehmen, wie Sie bewältigen können. Wenn Sie sich überfordert fühlen, sollten Sie eine Pause einlegen und sich entspannen, bevor Sie Ihre Arbeit fortsetzen.
Die Überforderung kann man sehr effizient durch Ruhe am Arbeitsplatz hinauszögern. Man kann es deshalb nicht oft genug wiederholen: Vermeiden Sie Ablenkung! Handy stumm schalten, Internet aus und Bürotür zu machen, damit redewillige Kollegen draußen bleiben. Auch Radios oder andere unnötige Medien haben am Arbeitsplatz nichts verloren.
Nutzen Sie die richtigen Tools
Es gibt viele Tools, die Ihnen bei der Vermeidung von Prokrastination helfen können. Eine Möglichkeit besteht darin, eine Aufgabenmanagement-App oder ein Projektmanagement-Tool zu verwenden, um Ihre Arbeit zu organisieren und im Blick zu behalten.
Leider kann ich es nicht lassen und muss auch hier wieder auf den vorherigen Punkt „Vermeiden Sie Ablenkung“ zurückkommen. Es gibt auch Apps, die Ihre Internetnutzung überwachen und Ihnen helfen, sich auf Ihre Arbeit zu konzentrieren, indem sie den Zugriff auf soziale Medien oder andere Ablenkungen blockieren. Wer sich gerne ablenken lässt, der sollte das mal ausprobieren.
Holen Sie sich Hilfe, wenn Sie sie brauchen
Es ist nichts falsch daran, um Hilfe zu bitten, wenn Sie feststellen, dass Sie Ihre Prokrastination nicht alleine überwinden können. Alleine lassen sich Phasen der Prokrastination nicht immer einfach beenden.
Insbesondere wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihre Arbeit zufriedenstellend zu erledigen, sollten Sie mit Ihrem Vorgesetzten oder einem vertrauten Kollegen darüber sprechen. Erklären Sie ihr Problem und bitten Sie um Unterstützung.
In extremen Fällen oder wenn der Arbeitsplatz gefährdet ist kann auch hilfreich sein, einen Coach oder Therapeuten aufzusuchen. Mit dessen Hilfe lassen sich Strategien zur Bewältigung von Prokrastination erlernen.
Zusammenfassung
Prokrastination am Arbeitsplatz kann zu einem ernsthaften Problem werden. Wer sein Leiden nicht unter Kontrolle bringt, der gefährdet dauerhaft seine Karriere. Selbst wenn der Job selbst nicht gefährdet ist, so verbaut man sich zumindest seine Aufstiegsmöglichkeiten. Nicht zuletzt beeinträchtigt es die eigene Produktivität und Zufriedenheit.
Durch die Planung Ihrer Zeit, Vermeidung von Ablenkungen, Setzen realistischer Ziele, Belohnung von Fortschritten, Erstellung eines Zeitplans, Vermeidung von Überforderung, Nutzung von Tools und Einholen von Hilfe, wenn Sie sie benötigen, können Sie Prokrastination vermeiden und produktiver arbeiten. Wenn Sie sich an diese Tipps halten, können Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren und erfolgreich sein.
Im Zweifel sollte man seine Prokrastination zumindest in die richtigen Bahnen lenken. Wer wichtige Aufgaben liegen lässt, sollte es tunlichst vermeiden nichts zu tun. Besser als nichts ist es die vielen kleinen nicht zeitkritischen Aufgaben zumindest schon mal wegzuarbeiten und somit zumindest nicht mehr damit belastet zu sein.
Wissenschaftliche Artikel zum Thema Prokrastination:
Steel, P. (2007). The nature of procrastination: A meta-analytic and theoretical review of quintessential self-regulatory failure. Psychological bulletin, 133(1), 65–94. https://doi.org/10.1037/0033-2909.133.1.65
Ferrari, J. R., Johnson, J. L., & McCown, W. G. (1995). Procrastination and task avoidance: Theory, research, and treatment. Springer Science & Business Media.
Sirois, F. M., Melia-Gordon, M. L., & Pychyl, T. A. (2018). “I’ll look after my health, later”: An investigation of procrastination and health. Personality and Individual Differences, 124, 25–30. https://doi.org/10.1016/j.paid.2017.11.034
Schraw, G., Wadkins, T., & Olafson, L. (2007). Doing the things we do: A grounded theory of academic procrastination. Journal of Educational Psychology, 99(1), 12–25. https://doi.org/10.1037/0022-0663.99.1.12
Pychyl, T. A., Lee, J. M., Thibodeau, R., & Blunt, A. (2000). Five days of emotion: An experience sampling study of undergraduate student procrastination. Journal of Social Behavior and Personality, 15(5), 239–254.
