Unterforderte Mitarbeiter erkennen und handeln

Langeweile im Job ist nicht zu vernachlässigen. Denn nichts zu tun zu haben, macht uns krank. Es gibt einen Fachbegriff dafür – Boreout! Irgendwann verlässt einen die Lust, weil der Tag so gar nicht vorbeigehen will. Man sitzt vor dem Bildschirm und weiß nichts mit sich anzufangen. Legt man die Daten der Arbeitszufriedenheitsstudie 2022 zugrunde, so fühlen sich in der Tat 41 Prozent aller ArbeitnehmerInnen unterfordert. Das bedeutet, es gibt ein riesiges Potential, welches es noch zu heben gilt.

Wie erkenne ich aber MitarbeiterInnen, die nichts zu tun haben? Hier möchte ich meine persönlichen Erfahrungen und Strategien teilen, welche ich mir als Geschäftsführer über die letzten Jahre angeeignet habe.

Meine persönliche Erfahrung mit Unterforderung

Um ehrlich zu sein, ging es mir in meinem letzten Job als Angestellter nicht viel anders. Ich hatte viel Langeweile und das nicht nur, weil ich oft mit dem Zug unterwegs war. Es gab Zeiten, in denen hat – wie man so schön sagt – „die Hütte gebrannt“ und man wusste nicht was man zuerst tun sollte, nur um sich daraufhin zu langweilen, weil wochenlang keine Arbeit da war. Das war nicht zuletzt einer der Auslöser (nicht der Grund), warum ich damals gekündigt hatte und ich mich anschließend selbstständig machte. Eines weiß ich deshalb aber ganz genau: Unterforderung macht unzufrieden und ich möchte bei mir im Unternehmen keine unzufriedenen Angestellten haben.

Ich bin damals zu meinem Vorstand gegangen und habe offen angesprochen, dass ich etwas zu tun brauche. Leider war oft einfach keine Arbeit da. Nicht jeder geht aber so transparent mit dem Thema Unterforderung am Arbeitsplatz um. Deshalb ist es nur oft sehr schwer zu erkennen, dass jemand nicht ausreichend zu tun hat.

Wir arbeiten heute bei uns in der Firma zu 100% im Home-Office. Jeder einzelne Mitarbeiter ist von zu Hause aus tätig. Diese Grundsituation macht es nicht gerade leichter, unterforderte MitarbeiterInnen herauszufiltern. Im Laufe der Jahre habe ich mir aber ein paar gut funktionierende Methoden antrainiert, die ich hier gerne teilen möchte.

Was sind typische Symptome von Unterforderung?

Wer Unterforderung erkennen will, der sollte vorerst wissen, wie sich unterforderte Menschen verhalten. In der Regel erarbeiten sie erfolgreich Strategien, um nicht aufzufallen und die eigene Produktivität zu verschleiern. Es bedarf also eines genauen Blickes seitens der Führungskräfte, um unterforderte Angestellte zu erkennen.

Nicht selten fangen ausgerechnet gelangweilte MitarbeiterInnen früh an zu „arbeiten“ und hören spät auf. Sie wollen durch lange Anwesenheit vom Nichtstun ablenken. Es bringt aber leider niemandem etwas, wenn Sie ihre Zeit verschwenden, währenddessen aber nicht produktiv sind.

Wenn man Betroffene anspricht, und sie etwa fragt, was sie denn gerade machen, dann ist es meist eine einzige, grundsätzlich schnell zu erledigende Aufgabe, an der sie gerade arbeiten. Dabei handelt es sich nicht selten um Arbeiten, die man immer schnell aus dem Hut ziehen kann, weil sie eigentlich immer zu tun sind. Je länger MitarbeiterInnen in ihrer Unterforderung stecken bleiben, desto ausgefeilter sind aber deren Strategien nicht erkannt zu werden.

So erkenne ich unproduktive MitarbeiterInnen

Persönlich verlasse ich mich inzwischen sehr stark auf meinen Instinkt. Man erkennt wirklich produktive Phasen von Menschen meist sehr schnell. Sie brennen für ihr Thema und sind proaktiv. Entsprechend achte ich immer auf Veränderungen von bisherigen Verhaltensmustern. Ganz klar können diese zahllose Ursachen haben, jedoch ist es immer sinnvoll etwas genauer hinzusehen, wenn sich etwas am Verhalten verändert hat. Nicht nur wegen Unterforderung, es können auch andere Dinge dahinter stecken, bei denen man behilflich sein kann.

Auf was achte ich alles? Werden sonst sehr kommunikative MitarbeiterInnen über längeren Zeitraum hin eher still? Gibt es ausweichendes Verhalten? Hört man ohne aktive Nachfrage vielleicht gar nichts mehr? Geht man mir sogar aktiv aus dem Weg? Schwindet das Interesse an beruflichen Themen? Wird Arbeit (Anwesenheit) gerade bei Home-Office regelmäßig in den Abend oder das Wochenende gezogen? All das wären für mich Anzeichen, die mich vielleicht nicht unbedingt zum Handeln bringen, bei mir aber zumindest ein kleines Ausrufezeichen setzen.

Es gibt ein paar Dinge, die man als Führungskraft immer tun kann und auch sollte. Durch diese Maßnahmen lässt sich in der Regel Unterforderung vorbeugen, noch bevor diese auftritt. Dafür ist es aber notwendig, gezielt auf MitarbeiterInnen zugehen. Sinnvoll ist es, regelmäßig miteinander zu sprechen, Feedback einzuholen und abzufragen, was sie denn gerade machen.

Dabei ist es von Vorteil, immer zusätzliche Aufgaben im Gepäck haben und zu fragen, wie der derzeitige Auslastungsstand ist. Da niemand gerne zugibt, dass er vielleicht schon seit geraumer Zeit faul herumsitzt, bringt es meist nichts, wenn man den Mitarbeiter aktiv auf die Unterforderung anspricht. Man wird im Ernstfall kaum eine ehrlich Antwort erhalten.

Was tun bei unterforderten MitarbeiterInnen

Wer aktiv zu mir kommt und mich darauf aufmerksam macht, dass er oder sie nicht genug zu tun hat, der hinterlässt bei mir eher einen positiven, als einen negativen Eindruck. Zum einen kenne ich diese Situation und es braucht Mut, das anzusprechen. Zum anderen zeigt mir das Engagement und Willen. Entsprechend würde ich jedem mit Personalverantwortung empfehlen, das ähnlich zu sehen.

Erkenne ich selbst, dass jemand sich auf Arbeit langweilt, dann suche ich das Gespräch. Eventuell unter einem Vorwand, weil ich zuerst sehen möchte, wie der-/diejenige reagiert. Wo steht das Projekt? Läuft alles rund? Braucht es Unterstützung? Wie ist deine Meinung zu folgendem Sachverhalt? All das sind legitime Fragen, die ich als guter Chef ohnehin stellen sollte.

In der Tat ist es nicht ganz so einfach aus Phasen der Unterforderung wieder herauszukommen und sich erneut zu Höchstleistungen zu motivieren. Auch das weiß ich aus eigener Erfahrung. Oftmals braucht es dazu Hilfe oder zumindest einen Anschub von außen. Manchmal hilft es bereits, der- oder demjenigen erkennen zu geben, dass man weiß, dass die Leistung besser sein könnte. Bei anderen wiederum braucht es eventuell gesetzte Deadlines, zu den gestellten Aufgaben. Wenn selbst das aber nicht hilft, so kann es soweit kommen, dass ich mir regelmäßig Berichte über die getane Arbeit geben lasse.

Gerade in unserer Home-Office-Situation ist es wichtig, sich auf jede/-n Einzelne/-n verlassen zu können und eine auf Vertrauen aufgebaute Arbeitskultur zu pflegen. Nichtsdestotrotz ist es essentiell, seine Sensoren ausgestreckt zu halten und alle MitarbeiterInnen zu kennen. Jede/-r mit Mitarbeiterverantwortung sollte also Verhaltensveränderungen im Blick behalten. Sie sind Indikatoren dafür, ob alles noch richtig läuft. Dabei muss es nicht um Unterforderung gehen, es kann sich auch um eine Überlastung oder private Probleme handeln. Verändert sich aber das Verhalten, so kann man vielleicht irgendwie behilflich sein und helfen wieder auf die Spur zu kommen.

Nur so viel – bisher habe ich mich ganz selten getäuscht!